FAQ VPAs

Damit du als VPA loslegen kannst, musst du deinen PC in fünf kurzen Schritten einrichten. Die Anleitung findest du hier.

Für das mobile Arbeiten steht die iOS und Android my-vpa App kostenlos in den Stores zur Verfügung. Die App beschleunigt die Kommunikation mit Deinen Kunden und erleichtert dadurch die Zusammenarbeit.

Möchtest Du trotz der App bei Bedarf auf Deinem Smartphone auch auf Deine E-Mails zugreifen, kannst Du OX E-Mail wie folgt zu Deinem Startbildschirm hinzufügen. Navigiere auf Deinem mobile Device auf diese Seite: https://ox.my-vpa.com/. Dort meldest Du Dich mit Deinem Dir bekannten Benutzernamen und Passwort an und klickst die Checkbox «Stay signed in» an. Klicke nun auf die „Einstellungen“ in Deinem Browser und suche die Funktion „Zum Startbildschirm hinzufügen“. Benenne den Link „my-vpa E-Mail“ und füge diesen Deinem Startbildschirm hinzu.

Die ownCloud kann über die my-vpa App für iOS und Android ohne zusätzliche Installation aufgerufen werden.

Wenn du dich dich das erste Mal in deinem my-vpa Konto anmeldest, musst du dein Profil vervollständigen. Hier findest du eine Anleitung.

Ja, hier findest du eine Serie von Lehrvideos, die dich in die wichtigsten Feature der my-vpa App einführen.

my-vpa App, ownCloud und Softphone
Wenn du ein neues Passwort für die my-vpa App erstellen möchtest, kannst du das in deinem Konto machen (Mein Konto > Einstellungen). Wenn du dein Passwort in der App änderst, ändert sich auch automatisch das Passwort in der ownCloud und für Softphone. Bitte nicht die „Passwort vergessen“ Funktion beim Login nutzen. Diese funktioniert nur für Kunden.

OX Suite
Das Passwort deiner OX Suite kannst du nicht ändern. So kann dein Teamlead im Notfall auf deine E-Mails zugreifen.

Zum Telefonieren steht in der my-vpa App Softphone zur Verfügung. Für die Nutzung von Softphone ist keine zusätzliche Installation notwendig. Der Login erfolgt über dieselben Zugangsdaten wie bei der my-vpa App.

Bitte nutze das Softphone wie folgt:

1. Klicke auf das Softphone-Icon im Menü rechts oben (neben der ownCloud)
2. Klicke „Dial Number“
3. Wähle das Land aus
4. Gib die Nummer ein (ohne 0) und klicke „Dial“

Ausgehende Anrufe tätigst Du mit der Rufnummer der my-vpa Firmenzentrale +49 221 82829-980, d.h. diese Rufnummer wird bei denen angezeigt, die du anrufst. Eingehende Anrufe landen auf dem AB und werden als Audiodatei per E-Mail an ein zentrales Postfach gesendet. Anrufe für Dich werden Dir vom Management Team weitergeleitet. VPAs die regelmäßig an Vertriebsprojekten arbeiten oder auch viele eingehende Anrufe erhalten, wird durch das Management Team eine individuelle Nummer zugewiesen.

Bitte halte beim Telefonieren folgende Regeln ein
Hinweis. Der Einsatz des Softphones wird laufend kontrolliert.

1. Das Softphone darf ausschließlich für Kundenaufträge und die Kundenbetreuung verwendet werden. Für jeden Anruf entstehen Kosten. Eine private Nutzung ist daher nicht erlaubt.
2. Müssen bei einer Aufgabe mehr als 15 Minuten je Arbeitsstunde telefoniert werden, muss unser Kunde eine Flat buchen. Komme mit solchen Aufträgen bitte auf mich zu.

Speichere digitalen Daten, die Du von Deinen Kunden erhältst oder erarbeitest, immer direkt mithilfe des ownCloud Desktop Clients in den entsprechenden Ordnern des Auftrags in der ownCloud in Deinem Explorer/Finder ab und lade Zwischen-Ergebnisse immer zusätzlich im Aufgabenchat hoch. Wünscht der Kunde die Übermittlung der Ergebnisse z.B. per E-Mail? Dann mache das zusätzlich, aber immer zuerst in der ownCloud und dem Aufgabenchat.

Dadurch sind die Daten da wo sie hingehören, nämlich beim Kunden (Stichwort DSGVO) und es ist gewährleistet, dass ihr immer darauf Zugriff habt.

Weitere Tipps, zur ownCloud, findest Du im Dokument Die ownCloud.

Ja, das passiert automatisch zu bestimmten Zeiten. Deine Kunden sehen dann nicht, dass du online bist. In den Ruhezeiten (diese sind: Werktags 19 Uhr bis 8 Uhr morgens, am Wochenende und an Feiertagen) sehen deine Kunden automatisch bei dir den Status „offline“ – egal ob du online bist oder nicht. Deine Kollegen sehen hingegen auch in der Ruhezeit, ob du online bist. So könnt ihr miteinander kommunizieren falls das notwendig ist. Außerhalb der Ruhezeiten kannst du nicht inkognito arbeiten, da es sehr wichtig ist, dass du in dieser Zeit für deine Kunden ansprechbar bist.

Ja, dein Kunde wird über wichtige Aktivitäten von Dir durch eine Systemnachricht (Notification) informiert, die zusätzlich als Email versendet wird, falls der Kunde die Systemnachricht nicht liest. Zu den wichtigen Aktivitäten gehört u.a.

• Du erstellst eine neue Aufgabe für den Kunden
• Du änderst etwas an einer Aufgabe (Titel, Budget, Deadline)
• Du hast eine Kundenaufgabe akzeptiert
• Du hast mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen
• Du hast das Ergebnis einer Aufgabe übergeben
• Du wirst dem Kunden als neuer Assistent zugewiesen

Du musst deine Kunden also nicht zusätzlich informieren. Das passiert automatisch. Der Kunde erhält an Arbeitstagen morgens um 8 Uhr eine Email mit den gesammelten noch nicht gelesenen Notifications des vergangenen Tags. Nur bei ganz wichtigen Notifications, z.B. Übergabe eines Ergebnisses, erhält der Kunde bereits nach 30 Minuten eine Email (sofern der Kunde die Notification vorher nicht liest).

Ja, wenn du in my-vpa eine Chat-Nachricht an einen Kunden oder Kollegen sendest wird dieser automatisch per E-Mail über deine Chat-Nachricht informiert, sofern die Chat-Nachricht nicht innerhalb von zwei Stunden gelesen wird. Wenn du eine Chat Nachricht gesendet hast, musst du also nicht zusätzlich eine Email senden.

Nein, es gibt Notification-Ruhezeiten. Email Notifications werden nur Montag bis Freitag im Zeitraum 8-19 Uhr gesendet. Im Feierabend und am Wochenende erhalten alle (also auch Kunden) keine Email Notifications. Zudem werden keine Email Notifications an bundeseinheitlichen Feiertagen gesendet.

my-vpa wurde 2010 unter dem Namen „mein-virtuellerassistent“ gegründet. Damals waren wir Pioniere im jungen Markt der virtuellen Assistenz. Jetzt heißen wir my-vpa und sind Marktführer für deutschsprachige, hochqualitative Virtuelle Persönliche Assistenz. my-vpa umfasst mehr als 50 Virtuelle Persönliche Assistenten (VPAs), die für ihre Kunden neben dem klassischen Büromanagement vielfältige Aufgaben als persönlicher Sekretär erledigen. Aktuell können unsere Kunden Aufgaben in mehr als 40 Kompetenzfeldern delegieren. Tendenz steigend.

Der große Vorteil als Teammitglied von my-vpa ist es, keine Akquise betreiben zu müssen und demnach viel Zeit zu sparen und seine Nerven zu schonen. Zudem fallen Anfahrtswege und Beratungsgespräche weg. Anhand Deines Kompetenzprofiles und eines Gespräches mit dem Kunden, übernehmen WIR alles für Dich.

Wir bauen zusammen mit Dir einen eigenen Kundenstamm auf. Hier geht es darum, dass DU den Kunden allumfassend betreust und nicht nur einzelne Aufgaben abarbeitest. Unsere jahrelange Erfahrung ist in Form von Tipps und Features in die Webapp geflossen und steht Dir als Arbeitstool zur Verfügung.

Hier findest du eine Übersicht des Management Teams und wer für was zuständig ist.

Das Management Team wird zudem bei der Kommunikation zum Kunden durch drei Avatare unterstützt ?
Anne-Sophie Herzog: Das Gesicht der Kundenmanagerin und Teamlead zum Kunden.
Conny Meindl: Betreut die Kunden, die schon sehr lange inaktiv sind und sucht nach erfolgreicher Reaktivierung einen neuen VPA für den Kunden.
Jan Otto: Unser IT Supporter für Fragen und Probleme rund ums Technische.

Hier findest du eine Liste der Feature, die unsere App bietet.

Unsere Kunden sind Konzerne, Mittelständler, Startups und Einzelunternehmer. Aktuell betreuuen wir mehr als 750 Kunden aus diversen Branchen.

Für unsere Kunden bieten wir einen HR Outsourcing-Service an, d.h. statt selbst einen Mitarbeiter oder Freelancer zu suchen, bucht der Kunden einen VPA bei uns der dann über unsere web und mobile Taskmanagement-Software gesteuert werden kann. Für den Kunden entfällt also die Rekrutierung und die Zusammenarbeit in Punkto Kommunikation, Datenaustausch und Abrechnung da all dies über unsere datenschutzgeprüfte Plattform möglich ist. Zudem übernimmt my-vpa für den Kunden die Führungsarbeit, d.h. das my-vpa Team ist für Kunde und VPA Ansprechpartner bei fachlichen Fragen, Schlechtleistungen, Abwesenheiten, zwischenmenschlichen Problemen usw. Und ganz wichtig, sollte der Assistent einmal ausfallen oder nicht mehr zur Verfügung stehen, suchen wir für den Kunden Ersatz und das schnell und reibungslos.

Sofern für den Kunden neben einem VPA ein ganzes Team arbeitet, d.h. der Kunde baut sein gesamtes Unternehmen mit my-vpa als Personallieferant auf oder lagert die Bearbeitung bestimmter Aufgaben an my-vpa aus, kommen weitere Vorteile zum Tragen.  My-vpa rekrutiert und steuert in diesem Fall für den Kunden das gesamt Team und nimmt dem Kunden damit die gesamte Team- und Führungsarbeit ab. Zudem kann der Kunde das Team jederzeit verkleinern oder vergrößern was für den Kunden extrem große Flexibilität darstellt. Beispiel: Stelle dir vor, einer unserer Kunden hat bei my-vpa ein Team von 3 Assistenten. Ein VPA und 2 TA. Alle sind mit Qualitätssicherungsaufgaben beschäftigt. Auf einmal erhält der Kunde einen neuen Auftrag und benötigt für die nächsten zwei Monate 15 Assistenten in der Qualitätssicherung. Mit my-vpa ist das kein Problem. Wir übernehmen die Rekrutierung und zusammen mit dem VPA die Steuerung und Einarbeitung des gesamten Teams. Der Kunde hat also auch in Wachstumsphasen mit dem Team keine Sorgen und kann sich anderen Aufgaben, häufig Vertriebsaufgaben, widmen.

Für dich als VPA sind wir eine Plattform, über die du einfach an neue Kunden kommst. Wir bieten dir eine Software-Plattform, über die du mit deinen Kunden kommunizieren und deine Aufgaben erledigen kannst. Zudem ist die Abrechnung automatisch mit integriert und sichern die schnelle Auszahlung deiner gearbeiteten Stunden zu. Du musst also keine Kunden Akquirieren, musst keine technische Infrastruktur aufbauen und musst dir keine Gedanken über die Abrechnung und Zahlungsmoral deiner Kunden machen. Auch kümmern wir uns um einen Ersatz, wenn du im Urlaub bist, krank bist oder einfach mal verhindert bist. Mit my-vpa hast du also eine Arbeitsumgebung, die es dir als Assistent erlaubt, einfach und reibungslos deiner Tätigkeit als virtueller Assistent nachzugehen.

Ein VPA unterstützt seinen Kunden in diesen Aufgabenbereichen. Der Kunde kann neben normalen Assistenzaufgaben auch Experten- und Projektaufgaben delegieren. Bei Expertenaufgaben holt der VPA für die Bearbeitung einen Experten hinzu, z.B. Design eines Logos. Bei Projektaufgaben holt der VPA Assistentenkollegen für die Bearbeitung hinzu, z.B. Bearbeitung großer Datenmengen. Auf der Startseite unserer Website findest du hierüber weitere Informationen.

my-vpa trägt dafür Sorge, dass Du im Falle von Krankheit und Abwesenheit unterstützt wirst und deine Kunden nicht verlierst. Damit wir rechtzeitig reagieren können, ist es uns möglich, die Kommunikation und somit auch Absprachen zu Aufgaben -zwischen Dir und deinem Kunden- abzurufen. Zudem kann das Operations-Team auch hilfreich einschreiten, wenn Dir mal etwas durch die Lappen gegangen ist und Dich erinnern.

Da my-vpa gesetzlich dazu verpflichtet ist, dich regelmäßig im Datenschutz zu unterweisen werden dir diese Regeln regelmäßig in der my-vpa zum bestätigen angezeigt. Bei deiner VPA Tätigkeit musst du folgende Datenschutz Richtlinien einhalten:

1. Personenbezogene Kundendaten
Alle personenbezogene Daten die dir bekannt werden, darfst du nicht unbefugt zu einem anderen als dem zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck verarbeiten, bekannt geben, zugänglich machen oder auf andere Weise nutzen. Gemeint sind alle Angaben, die etwas über eine natürliche Person – also Herrn X, Frau Y aussagen, z.B. wann Herr X geboren ist, wo er wohnt, wie er heißt, wie viel Kinder er hat, welches Auto er fährt, etc.

2. Digitale Kundendaten
Alle digitalen Daten die du von deinen Kunden erhältst oder erarbeitest, dürfen ausschließlich in der my-vpa Owncloud gespeichert werden. Digitale Daten sind alle Formen von digitalen Dokumenten, Bildern, Sprachnachrichten und Videos. Du darfst diese Daten also beispielsweise außerhalb der my-vpa Owncloud nicht auf einem Endgerät (PC, Laptop, Smartphone, Tablet, etc.), einem externen Datenträger (USB Stick, etc.) oder einer anderen Storage Cloud (Dropbox, etc.) speichern. Zudem darfst du diese Daten niemals Dritten zugänglich machen.

3. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse
Hinsichtlich aller Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse die dir über Kunden zur Kenntnis gelangen, musst du Stillschweigen bewahren. Als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse werden alle auf ein Unternehmen bezogene Tatsachen, Umstände und Vorgänge verstanden, die nicht offenkundig, sondern nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sind. Betriebsgeheimnisse sind technisches Wissen; Geschäftsgeheimnisse betreffen hingegen kaufmännisches Wissen (z.B. Umsätze, Ertragslagen, Kundenlisten, Bezugsquellen, Konditionen, Marktstrategien).

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) (Stand Mai 2018)

Die Regeln dieser Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) stellen sicher, dass du bei der Tätigkeit für my-vpa personenbezogene Daten deiner my-vpa Kunden rechtskonform verarbeitest und schützt. Grundsätzlich musst du immer folgende drei Regeln einhalten:

1. Bitte vermische niemals my-vpa Kundendaten mit Privatdaten
Du darfst my-vpa Daten jedes einzelnen Kunden niemals mit denen andere Kunden oder deinen privaten oder anderen Daten vermischen oder anderen zur Kenntnis geben oder gelangen lassen.

2. Bitte schütze die digitalen my-vpa Aufgabendaten deiner Kunden
Digitale Daten sind alle Formen von digitalen Dokumenten, Bildern, Sprachnachrichten und Videos, die du im Rahmen der Aufgabenbearbeitung erhältst. Du darfst diese Daten niemals Dritten geben. Wenn du Arbeitsmaterial vom Kunden per Post erhalten hast, musst du dieses sicher aufbewahren und sofort nach Erledigung der Aufgabe datenschutzgerecht vernichten oder zurücksenden.

3. Bitte schütze die my-vpa Kommunikationsdaten deiner Kunden
Wichtig: Du darfst mit deinem Kunden nur über die von my-vpa zur Verfügung gestellten Kommunikationskanäle kommunizieren. Achtung: Die Kommunikation über private Telefone, Smartphones (auch WhatsApp oder ähnlich), private Skype Accounts ist also verboten.

 I) Datenschutzregeln für deinen PC
1. Bitte richte ein Anmeldepasswort ein
Dein PC muss mit einem nur dir bekanntem Passwort mit mind. 8 Zeichen, einer Zahl und einem Sonderzeichen geschützt sein und alle 120 Tage deutlich geändert werden.
2. Bitte aktiviere die Bildschirmsperre
Die Bildschirmsperre muss auf deinem PC nach max. 2 Minuten mit Passworteingabe aktiviert sein. Sperre den PC manuell, bevor du den Platz verlässt. Wie Du die Sperre einrichtest findest du hier.
3. Bitte schütze immer die Bildschirmeinsicht
Wenn du für my-vpa arbeitest, darf dein Monitor von anderen Personen nicht eingesehen werden. Das gilt auch für Laptops an öffentlichen Plätzen. Nutze hier z.B. einen Blickschutzfilter.
4. Bitte nutze nur geschützte WLAN
Wenn du für my-vpa arbeitest, darfst du nur WLANs nutzen, die nach dem Standard WPA2 verschlüsselt sind. Klicke in Netzwerkumgebung auf „Sicherheit“, um das WLAN zu prüfen.
5. Bitte speichere my-vpa Kundendaten nur in der Owncloud
Du darfs niemals Kundendaten außerhalb deines Owncloud-Ordners auf deinem PC speichern. Speichere Kundendaten nie auf internen oder externen Datenträgern (USB Sticks, Dropbox, etc.)
6. Bitte richte einen performanten Virenscanner ein
Du musst auf deinem PC einen dem jeweils aktuellen Stand der Technik entsprechenden Virenscanner mit automatischer Aktualisierung einrichten. Hier findest du einen guten und kostenfreien Virenscanner für alle Betriebssysteme.
7. Bitte verschlüssele deine PC Festplatte
Du musst die Festplatte deines PCs verschlüsseln. Für Windows findest du hier eine Anleitung. Bei Apple OSX Systemen, aktiviere bitte unter „Systemeinstellungen“ die Funktion “FileVault“.
8. Bitte nutze nur den OX E-Mail Client und keine Desktop-Clients Zum Empfang und Versand von my-vpa
E-Mails darfst du ausschließlich unseren E-Mail Client nutzen. Die Nutzung von IMAP oder POP3 (Outlook, Thunderbird, …) sind ausdrücklich verboten.

II) Datenschutzregeln für dein Smartphone 
1. Bitte richte ein Anmeldepasswort ein
Dein Smartphone muss mit einem nur dir bekanntem Passwort mit mind. 8 Zeichen, einer Zahl und einem Sonderzeichen geschützt sein und alle 120 Tage deutlich geändert werden. Biometrischen Funktionen wie Fingerprint oder Retina Scan sind auch ok.
2. Bitte aktiviere die Display-Sperre
Die Display-Sperre muss auf deinem Smartphone nach max. 2 Minuten mit Passworteingabe aktiviert sein. Unter iOS und Android findest Du diese Einstellung z.B. unter dem Punkt „Anzeige“
3. Bitte schütze immer die Display-Einsicht
Wenn du für my-vpa arbeitest, darf dein Display von anderen Personen nicht eingesehen werden.
4. Bitte nutze nur geschütztes WLAN
Wenn du mit deinem Smartphone für my-vpa arbeitest, darfst du nur WLANs nutzen, die mindestens nach dem Standard WPA2 (kleines Schlosssymbol neben WLAN Namen) verschlüsselt sind.
5. Bitte speichere Kundendaten nur in der Owncloud
Du darfs niemals Kundendaten außerhalb deines Owncloud-Ordners auf deinem Smartphone speichern (z.B. in Kontaktdaten). Nutze hierzu die Owncloud App wie in den Tutorials beschrieben.
6. Bitte verschlüssele dein Smartphone
Apple iOS Geräte sind von Haus aus verschlüsselt, wenn Du einen Passcode eingibst. Bei Android funktioniert das bei jedem Gerät anders. Anleitung: gib bei YouTube z. B. „S8 Encryption“ ein.
7. Bitte nutze nur die OX E-Mail App und keine E-Mail Apps anderer Anbieter
Zum Empfang und Versand von my-vpa E-Mails darfst du auf deinem Smartphone ausschließlich die „OX Mail“ App aus dem Playstore/Appstore nutzen. IMAP oder POP3 ist verboten.
8. Bitte installiere immer alle iOS/Android Updates
Installiere alle Updates, wenn diese von den Herstellern angeboten werden. Installiere keine Apps die nicht in dem jeweiligen App-Store zertifiziert sind.

Häufige Fragen 

Frage
Ist diese Vereinbarung mit der Bestätigung am 25.05 in der my-vpa-App erledigt oder muss ich euch separat eine Vereinbarung zu senden und wenn ja in welcher Form?

Antwort
Ja, ist mit der elektronischen Bestätigung erledigt.

Frage
Muss ich sämtliche E-Mails, Skype-Chats vergangener Kunden löschen, für die ich mal ein Projekt gemacht habe und mit denen ich zurzeit nicht mehr in Kontakt stehe?

Antwort
Nein, du wirst explizit von der Software mit einer Benachrichtigung darauf hingewiesen, wenn und welche Daten Du löschen musst.

Frage
Ich habe auf OwnCloud abgeschlossene Projekte nach wie vor gespeichert. Muss ich diese nun alle löschen?

Antwort
Nein, diese werden vom System automatisch gelöscht.

Frage
Was heißt alte Kundendaten? Manche Aufträge waren einmalig, sodass ich davon ausgehen kann, dass diese „alt sind“ und nun gelöscht werden können. Ich habe aber auch noch „alte Projekte“ bzw. „alte E-Mails“ von Kunden, bei denen ich vermute, dass ich in Zukunft nochmal eine Zusammenarbeit stattfinden könnte – es wäre vielleicht unklug, sämtliche alten Daten zu diesen Kunden zu löschen?!

Antwort
Du musst aktiv keine Kundendaten löschen. Du wirst explizit von der Software mit einer Benachrichtigung darauf hingewiesen, wenn und welche Daten Du löschen musst.

Frage
Hin und wieder bespreche ich Aufgabendetails mit meinem Kunden per Skype. Aus dem Gespräch formuliere ich dann meist eine schriftliche Beschreibung der Aufgabe, aber ich halte nicht immer direkt alle Anweisung genau fest. Müsste ich das tun?

Antwort
Nein.

Frage
Bei einigen Kunden kommuniziere ich auf deren Wunsch über Slack, Whatsapp etc. Darf ich das und muss ich wenn ich das dann mache etwas besonderes zum Schutz der Daten unternehmen?

Antwort
In den TOM steht, dass du mit dem Kunden zum Schutz der personenbezogenen Daten nicht über private Kommunikationskanäle wie WhatsApp kommunizieren darfst. Für diesen Fall gibt es aber eine Ausnahme: Sofern der Kunde dies in der Aufgabe schriftlich freigibt, ist es erlaubt. Wichtig: der Kunde muss explizit in der Aufgabe schreiben, dass er zur Bearbeitung dieser Aufgabe die Kommunikation über z.B. WhatsApp wünscht. Kurzum, der Kunde muss das also aktiv und schriftlich in der Aufgabe fordern. Wenn das in der Aufgabe vom Kunden so geschrieben wird (Aufgabe darf nicht durch VPA eingestellt sein), dann geht das. Kunde muss also schriftlich Freigabe für jede einzelne Aufgabe erteilen. Ein kurzer Satz reicht hierfür, dieser gilt aber nur für diese und nicht automatisch für die nächste Aufgabe. Wenn du dann über z. B. WhatsApp kommunizierst musst du keine Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.

Frage
Darf ich nicht personenrelevante Aufgabendaten auf einem externen Speicher, z.B. USB Stick speichern?

Antwort
Nein. Ale Aufgabendaten darfst du nur in der OwnCloud (Web oder Desktop Client) speichern.

Frage
Bei mir funktioniert die Festplatten-Verschlüsselung nicht. Ich habe eine Windows Home Edition.

Antwort
In diesem Fall verschlüssele nicht deine ganze Festplatte, sondern nur den OwnCloud Ordner auf deiner Festplatte. Eine Anleitung findest du hier.

Frage
Darf ich als Virenscanner den Windows Defender nutzen?

Antwort
Ja.

Frage
Mein aktuelles Windows-Passwort hat nur 7 Zeichen und das Passwort wird erst in einem Monat über eine automatische Abfrage wieder geändert. Reicht das?

Antwort
Nein, bitte ändere das Passwort jetzt manuell.

Frage
Kann Imap/Prop3 nicht doch erlaubt werden, das sich dadurch meine Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenemails verringern wird?

Antwort
Imap/Prop3 darf gemäß DSGVO leider nicht erlaubt werden, da die E-Mails dann direkt auf dem Endgerät gespeichert werden und nicht mehr im zentralen Zugriff von my-vpa sind. Der zentrale Zugriff muss jedoch gewährleistet sein. Wir wissen, dass das eine ärgerliche Einschränkung ist, können dies aber leider nicht ändern. Einzige Lösungsmöglichkeiten sind

1. OX im Webbrowser nutzen, dass geht auf allen Endgeräten und User erhält auch Notifications
2. Die my-vpa mobile App (kommt noch im Mai 2018 raus) informiert den User via Push-Notifications über neue Events (z.B. neue Chats), was die allgemeine Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen und auch die Notwendigkeit von E-Mails verringern sollte.

Frage
Wird es künftig nicht mehr erlaubt sein, das mich mein Kunde auf dem Handy telefonisch erreichen kann bei wichtigen Fragen?

Antwort
In den TOM steht, dass Du mit deinem Kunden nur über die von my-vpa zur Verfügung gestellten Kommunikationskanäle kommunizieren darfst . Achtung: Die Kommunikation über private Telefone, Smartphones (auch WhatsApp oder ähnlich), private Skype Accounts ist also verboten.

Frage
Kann der Assistent unter schriftlicher Freigabe des Kunden Daten auf anderen Kanälen abspeichern (z.B. Google Drive)?

Antwort
Wie bei privaten Kommunikationsanlagen. Kunde muss das in „jeder“ Aufgabe explizit anweisen.

Frage
Wie sieht das mit der Passwortweitergabe aus, hinsichtlich von Kundenportalen etc.? Dürfen diese über Emails mitgeteilt werden?

Antwort
Über die Art und Weise der Weitergabe von Passwörtern etc. entscheidet allein der Kunde. Aus Gründen der Sicherheit empfiehlt es sich jedoch, keinerlei „geheime“ Daten via E-Mail zu versenden, sondern dies auf telefonischem Wege zu machen oder in Passwort und Benutzernamen in getrennten Emails zu versenden. Kreditkarten Daten, Bankraten etc. niemals per Email.

Wir haben eine klare Vision, eine zielbewusste Mission und Werte, die wir miteinander und mit unseren Kunden leben. Das my-vpa Community Statement findest Du hier.

Die my-vpa Community Rules sind Leitlinien für die Arbeit als Freelancer. Sie basieren auf jahrelangen Erfahrungswerten der Community und sind maßgebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kunden und untereinander im Team.

Als Mitglied der my-vpa Community stimmst Du unseren nachfolgenden my-vpa Community Rules sowie der Überprüfung dieser zu. Kannst Du eine der Regeln nicht einhalten, kommuniziere mir dies bitte proaktiv. Stehst Du generell nicht dahinter, schließen wir eine Zusammenarbeit aus.

1. Kommunikation
Kommunikation ist das A und O bei unserer Arbeit. Wir sind eine Community und kommunizieren miteinander sowie mit den Kunden freundlich, respektvoll und zeitnah (siehe Rule 2: Reaktionszeiten). In der Community duzen wir uns.
Duze Deine Kunden nicht aktiv, sondern gehe auf den Wunsch des Kunden ein. Sei dabei auch nicht zu förmlich. Spreche einen Kunden, den Du noch nicht kennst gerne mit «Hallo Herr/Frau» an und orientiere Dich danach am Kunden.
Kommuniziere immer freundlich und proaktiv, auch dann, wenn etwas nicht so läuft wie geplant oder ein Kunde sich beschwert. Kommt es zu einer Beschwerde, reagiere schnell und behandle die Beschwerde mit Priorität. Wende Dich bei einer Beschwerde immer an mich mit Vorschlägen zur Lösung, gemeinsam finden wir den besten Weg.
Hat ein Kunde Fragen zu Vertragsinhalten, verweise ihn bitte immer an my-vpa. Tausche Dich nicht direkt mit dem Kunden über vertragliche Inhalte wie z. B. dem Honorar aus. Informiere mich immer, sollte ein Kunde dazu Fragen haben.

2. Reaktionszeiten
Da unsere Kunden keinen direkten, persönlichen Kontakt zu uns haben, ist es umso wichtiger schnell zu reagieren. Damit die Zusammenarbeit klappt und der Kunde zeitnah eine Antwort auf seine Anfrage erhält, haben wir Reaktionszeiten definiert.
Reagiere auf alle Anfragen die von Montag bis Freitag, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen, von 24:00 bis 14:00 Uhr eintreffen am gleichen Arbeitstag bis spätestens 18 Uhr und auf Anfragen die von 14:01 bis 23:59 Uhr eintreffen bis spätestens 12 Uhr am nächsten Arbeitstag. Die Reaktionszeiten sind Maximalwerte. Je schneller Du reagierst, desto besser für die Zusammenarbeit.
Diese Reaktionszeiten beziehen sich sowohl auf den Kunden als auch auf den Kontakt innerhalb der Community.

3. Kundenbetreuung
Ohne Kunden keine Aufträge. Unsere Kunden liegen uns am Herzen und Ihre Betreuung nehmen wir ernst. Kunden zu betreuen bedeutet nicht nur Aufgaben zu erledigen. Es bedeutet, den Kunden umfänglich zu betreuen.
Sei für die Kunden, die Du betreust, stets erreichbar und informiere diese über geplante Abwesenheiten oder Krankheit. Hast Du länger nichts mehr von ihnen gehört, gehe proaktiv auf diese zu. Versuche in Kontakt zu bleiben und die Zusammenarbeit lebendig zu halten.

4. Deadlines
Wir nehmen die Deadlines unserer Kunden ernst, denn oftmals sind unsere Ergebnisse nur ein Teilbeitrag zum gesamten Prozess eines Kunden. Neben der Kundenzufriedenheit hat der Kunde bei Nichteinhaltung der Deadline das Anrecht auf eine Totalerstattung der Arbeitszeit, da die Deadline Bestandteil des Einzelvertrags ist, der mit der Annahme der Aufgabe eingegangen wurde.
Gehe die Aufgabe umgehend an und nicht erst kurz vor Abgabetermin. Beachte, dass bei der Bearbeitung eines Auftrags immer wieder Nachfragen notwendig sein können. Ist es absehbar, dass Du die Deadline nicht einhalten kannst, dann gehe über den Aufgabenchat schnellstmöglich – und nicht am Tag der Abgabe- auf den Kunden zu.
Eine Verlängerung kann nur mit Zustimmung des Kunden erfolgen.

5. Qualität
Wir sind stolz auf unsere Arbeit und auf die Ergebnisse, die wir dem Kunden übergeben.
Lies Dir die Aufgaben immer ganz genau durch. Gehe bei Fragen direkt auf den Kunden zu, um Missverständnisse zu vermeiden und lade die Dokumente, an denen Du arbeitest, direkt hoch. So kann Dein Kunde auch Deine Zwischenergebnisse einsehen.

6. Abwesenheiten
Du bist krank oder möchtest in den Urlaub? Kein Problem. Wir springen für einander ein und stellen sicher, dass Dein Kunde jederzeit weiter betreut wird und Du danach nahtlos mit ihm weiterarbeiten kannst.
Erfasse in der Zeitplanung Urlaub oder Krankheit immer dann, wenn Du die Reaktionszeiten nicht einhalten und die Kundenaufgaben nicht erledigen kannst. Informiere die Kunden bei Abwesenheiten länger als zwei Tage so früh wie möglich zusätzlich per E-Mail und biete Ihnen eine Vertretung für die Zeit an. Du findest dafür in den FAQs eine entsprechende Vorlage.
Informiere mich aktiv über die Abwesenheit und ob ein Kunde einen Backup für die Zeit benötigt, oder nicht. Plane dabei auch immer Zeit für eine Übergabe/Einarbeitung ein.

7. Zeitaufzeichnung
Unsere Kunden stellen in der Regel die Aufgabe selber ein und schätzen die Bearbeitungsdauer. Oftmals ist zu Beginn der Aufgabe nicht abschließend bekannt, wie viel Budget wirklich für die vollständige Bearbeitung benötigt wird. Daher gehen wir mit den Aufgaben unserer Kunden offen und transparent um. Wir treten mit unseren Kunden in den Dialog, wenn Aufgaben länger dauern und informieren diese, über den aktuellen Stand. Das gibt unseren Kunden ein gutes Gefühl für ihre Aufträge.
Erledige jede Aufgabe in der tatsächlich benötigten Zeit. Dazu gehört auch das Einarbeiten in einen Auftrag, die Besprechung einer Aufgabe oder auftragsbezogene Kommunikation mit dem Kunden. Brauchst Du für die Bearbeitung einer Aufgabe weniger Zeit, als vom Kunden zur Verfügung gestellt, ist das positiv und schafft Vertrauen. Ist es absehbar, dass Dir das Budget nicht ausreicht, dann gehe über den Aufgabenchat schnellstmöglich – und nicht erst, wenn das Budget komplett aufgebraucht ist – auf den Kunden zu und begründe, weshalb bzw. wofür Du das zusätzliche Budget benötigst. Sollte es bei der Bearbeitung einer Aufgabe mal zu einer Punktlandung bzgl. des Budgets kommen, liegt es evtl. daran, dass Du länger gearbeitet hast, als Budget vorhanden war. Mach denn Kunden darauf aufmerksam (z. B. weil Du die letzten 5 Minuten für die Aufgabenübergabe auf Dich nimmst).
Kommt es zu einem Problem mit der Zeitaufzeichnung, sende mir den Auftrag inkl. Angabe über Datum und Dauer per E-Mail an das Sammelpostfach rebekka@my-vpa.com.

8. Vollmacht
Unsere Kunden betrauen uns oft auch mit sehr verantwortungsvollen Aufgaben. Bei Aufträgen, bei denen wir für den Kunden etwas unterzeichnen, kaufen oder bei Rechtsgeschäften unterstützen sollen, sichern uns mit einer Vollmacht oder einem Haftungsausschluss ab.
Bei Aufgaben, bei denen Du etwas für den Kunden unterschreiben oder kaufen sollst, benötigst Du eine schriftliche Vollmacht. Gibt Dir Dein Kunde also Daten für z. B. sein Paypal, Amazon, Online-Banking oder Kreditkarten Konto, muss Dich Dein Kunde bevollmächtigen. Bei einem einmaligen Auftrag reicht eine Freigabe über den Aufgabenchat. Komme bei regelmäßigen Aufträgen wie z. B. Reisebuchungen auf mich zu. Wir haben juristisch geprüfte Vorlagen und erstellen eine entsprechende Vollmacht zusammen mit dem Kunden. Sichere Dich also selber ab, da Du ohne entsprechende Vollmacht selber haftest.

9. Wochenendzuschlag
Wir sind für unsere Kunden von Montag bis Freitag erreichbar und erledigen in dieser Zeit ihre Aufträge. Wünscht ein Kunde explizit, dass ein Auftrag auch am Wochenende oder an einem bundeseinheitlichen Feiertag erledigt wird, fällt dafür der doppelte Stundenansatz an.
Wenn Dich also Dein Kunde bittet eine Aufgabe am Wochenende oder an einem bundeseinheitlichen Feiertag zu erledigen, benötigst Du eine schriftliche Kundenfreigabe im Aufgabenchat. Beispiel: „Ich möchte, dass Sie die Aufgabe xyz am Wochenende zum doppelten Stundensatz erledigen.“ Damit der doppelte Stundensatz im Nachgang gebucht werden kann, sende mir den Link zum Auftrag inkl. Freigabe und Angabe über Datum und Dauer der jeweiligen Arbeitszeit per E-Mail an das Sammelpostfach rebekka@my-vpa.com.
Du kannst natürlich auch immer freiwillig am Wochenende zum normalen Stundensatz arbeiten. Dann ist Deinerseits bzw. auf Kundenseite keine weitere Aktion notwendig.

10. Eigenwerbung
Wir betreuen als my-vpa Community die Kunden von my-vpa.
Gehe keine direkte Zusammenarbeit mit den Kunden von my-vpa ein. Sollte Dich ein Kunde auf eine direkte Zusammenarbeit ansprechen, weise ihn darauf hin, dass dies grundsätzlich gegen eine Auslöse möglich ist und dass sich auf Wunsch gerne jemand von my-vpa mit ihm diesbezüglich in Verbindung setzt. Diese Regelung gilt auch für den Zeitraum von 12 Monaten nach Beendigung der Zusammenarbeit. Informiere mich bitte immer darüber, unabhängig ob der Kunde das wünscht oder nicht.
Sehe bitte in Deinem Profil als auch in Gesprächen mit den Kunden von Eigenwerbung ab. Alle Leistungen, die über my-vpa angeboten werden, sind auch entsprechend abzuwickeln. Ein externes Geschäftsverhältnis ist ein Vertragsbruch und wird auch als solcher behandelt.

Du arbeitest mit deinem Kunden schon länger zusammen und er ist sehr zufrieden mit Deiner Arbeit. Daher kann es auch mal vorkommen, dass ein Kunde Dich fragt, ob Du neben my-vpa auch für ihn arbeiten und direkt mit ihm abrechnen möchtest. Dies ist zwar in gewissen Fällen verlockend, wird bei Annahme aber für große Probleme sorgen. Denn: eine direkte Zusammenarbeit mit dem Kunden ist vertraglich ausgeschlossen und Du würdest Dich gemäß § 6 des Rahmenvertrags strafbar machen. Denn wenn Du annimmst, dann gibt es leider keinen Weg zurück und wir MÜSSEN als my-vpa juristische Maßnahmen ergreifen, da unser gesamtes Geschäftsmodell darauf basiert.

Und was kannst Du Deinem Kunden sagen?

„Nein, dass kann ich leider nicht machen, da wir beide mit my-vpa einen Vertrag habe, der dies ausschließt“.

Für den Fall, dass Dein Kunde mit Dir außerhalb von my-vpa zusammenarbeiten oder Dich fest anstellen möchte, komm bitte auf mich zu.

Da unsere Kunden keinen direkten, persönlichen Kontakt zu uns haben, ist es umso wichtiger schnell zu reagieren. Damit die Zusammenarbeit klappt und der Kunde zeitnah eine Antwort auf seine Anfrage erhält, haben wir Reaktionszeiten definiert.
Reagiere auf alle Anfragen die von Montag bis Freitag, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen, von 24:00 bis 14:00 Uhr eintreffen am gleichen Arbeitstag bis spätestens 18 Uhr und auf Anfragen die von 14:01 bis 23:59 Uhr eintreffen bis spätestens 12 Uhr am nächsten Arbeitstag. Die Reaktionszeiten sind Maximalwerte. Je schneller Du reagierst, desto besser für die Zusammenarbeit.
Diese Reaktionszeiten beziehen sich sowohl auf den Kunden als auch auf den Kontakt innerhalb der Community.

Wir sind Dienstleister aus Leidenschaft – das Thema Qualität und deren Sicherstellung begleitet uns bei unserer täglichen Arbeit. Um die Qualität unserer Ergebnisse sicherzustellen gibt es unzählige Herangehensweisen und Tools.

Kommunikation:

1. Lies Dir die jeweilige Aufgabe immer in Ruhe durch.
2. Wenn Dir in der Aufgabenbeschreibung etwas unklar ist, frage über den Aufgabenchat nach – bündele dabei deine Fragen & stelle diese präzise.
3. Arbeite bei Aufgaben größer drei Stunden mit Zwischenergebnissen (außer Du bist Dir sicher, es ist eine bekannte Aufgabe oder/und Du kennst den Kunden gut)  & hole Dir ein kurzes Feedback ein. Informiere Deinen Kunden vorab, dass Du so vorgehen wirst, damit sich dieser darauf einstellen und ggf. die Deadline angepasst werden kann.

Rechtschreibung:

1. Achte bei der Kommunikation mit dem Kunden und bei Deinen Ergebnissen auf die Rechtschreibung. Dazu empfehle ich Dir das Hilfsmittel LanguageTool. Es bietet neben einer online Prüfung auch einige Add-ons unter anderem für Chrome und Firefox, Google Docs und Word. Dadurch lassen sich auch die Texte in den Aufgaben- und Einzelchats auf Rechtschreibung überprüfen.
2. Schreibst Du für einen Kunden einen Text oder Blogbeitrag? Da ist das Thema Rechtschreibung noch sensibler. Ich empfehle Dir Deine Texte jeweils einmal laut vorzulesen plus die Rechtschreibprüfung Deines Textverarbeitungstools sowie eine zweite zu verwenden. Mit rsp24 habe ich als zweites Tool gute Erfahrungen gemacht. Zum Thema laut Vorlesen des eigenen Textes habe ich zudem von Zora den Tipp erhalten, dass Word mittlerweile ein Feature zur Sprachausgabe zum Vorlesen von Texten anbietet.

Grundsätzlich muss das die Ausnahme sein, da jegliche Zeitaufnahmen über die Zeituhr erfasst werden müssen. In nachvollziehbaren Ausnahmefällen (Internetausfall o.ä.) kannst Du wie folgt vorgehen:
Sende mir den Link zum Auftrag und Angabe über Datum und Dauer der jeweiligen Arbeitszeit per E-Mail an rebekka@my-vpa.com.

Bundeseinheitliche Feiertage sind: Karfreitag, Ostersonntag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstsonntag, Pfingstmontag, Tag der deutschen Einheit, 1.+2. Weihnachtstag und Neujahr.

Der Wochenendezuschlag gilt von Freitags 24 Uhr bis Sonntag 24 Uhr deutscher Zeit. Wochenendzuschläge müssen vom Kunden vorab schriftlich im Aufgabenchat genehmigt werden.

Wir nutzen bei unserer Arbeit und in der App my-vpa Terminologien. Hier findest du eine Liste der wichtigsten my-vpa Begriffe.

Im Aufgabenchat erfolgt die Erstellung einer neuen Aufgabe durch Dich oder Deinen Kunden über ein Autochat-System, d. h. Deinem Kunden bzw. Dir werden beim Einstellen einer Aufgabe verschiedene Fragen gestellt: Was soll wie erledigt werden, bis wann, in welcher Zeit, usw. Sobald alle Fragen beantwortet sind, erhältst Du die Aufgabe auch wie bisher zur Akzeptierung vorgelegt. In diesem Aufgabenchat kannst Du dann gleich mit Kunden über die Aufgabe weiter kommunizieren.

Im Aufgabenchat kannst Du wie bei anderen Messenger-Diensten auch Textnachrichten, Sprachnachrichten, Fotos, Dokumente usw. posten. Zudem kannst Du nicht vom System automatisch markierte Nachrichten taggen. Der Aufgabenchat hat also viel mehr Funktionen wie der Einzelchat und ist zudem auch Multiuser fähig, d. h. alle User die an einer Aufgabe arbeiten, können sich im Aufgabenchat über die Aufgabe austauschen.

Benutze also den Aufgabenchat für alle Kommunikationen die eine bestimmte Aufgabe betreffen und den Einzelchat für alle Kommunikationen, die unabhängig von einer Aufgabe sind.

WICHTIG: Alle Dokumente, auch Zwischenergebnisse, sind hochzuladen.

Wie der Aufgabenchat im Detail funktioniert und wie Du z.B. eine Aufgabe akzeptierst oder übergibst, findest Du in dem Dokument Aufgabenchat.

Wenn Du eine Aufgabe von einem Kunden erhältst, dann prüfe diese vorab sorgfältig innerhalb der Reaktionszeit. Denn der Kunde erhält eine automatische Nachricht von Dir innerhalb des Aufgabenchats, dass Du Dich innerhalb einer gewissen Zeit meldest.

Geschafft! Die Aufgabe „TEST“ ist nun in gespeichert, ich werde diese
schnellstmöglich aber spätestens bis xx. xx 2020, xx:00 Uhr prüfen und dich über
den Bearbeitungsfortschritt informieren. Bei Fragen, melde ich mich in diesem
Aufgabenchat. Gerne kannst du mir hier auch weitere Chats zu dieser Aufgabe
senden. Nochmals vielen Dank für die Aufgabe und schöne Grüße!

Prüfe:

• Schaffst Du die Deadline? Wenn nicht, frage nach, ob die Deadline verlängert werden kann und gib an, bis wann Du die Aufgabe erledigen könntest.
• Reicht das Zeitbudget für die Bearbeitung? Wenn nicht, gebe dem Kunden Deine Einschätzung und frage, ob das Budget erhöht werden kann oder biete nach x Stunden ein Zwischenergebnis an.
• Weißt Du, in welchen Arbeitsbereich die Aufgabe fällt? Wenn Du Dir unsicher bist, dann komme auf mich zu.
• Hast Du die Kompetenzen dafür? Wenn nein – dann siehe „Aufgaben, die Du nicht erledigen kannst.“
• Verstehst Du die Aufgabe? In der Aufgabe sollte immer beschrieben sein was zu erledigen ist und wie es zu erledigen ist. Wenn nein – dann kläre offene Fragen mit Deinem Kunden über den Aufgabenchat.
• Wenn alles okay ist, kannst Du die Aufgabe annehmen und starten.
• Wenn nicht alles verständlich ist, dann gehe im Aufgabenchat innerhalb der Reaktionszeit auf den Kunden zu. Falls Du mit dem Kunden telefonierst, halte noch einmal alles kurz
  im Aufgabenchat fest. Zum Beispiel: „Wie eben miteinander besprochen, …etc.“

Wichtig: Jede Aufgabe ist als Einzelvertrag zwischen Dir und dem Kunden zu sehen. Du bist bei Annahme der Aufgabe für die Erfüllung der Aufgabenbeschreibung verantwortlich. Ändert sich die Aufgabenstellung während der Bearbeitung, dann halte dies im Aufgabenchat fest.

Die vereinbarten Deadlines mit den Kunden zu einer Aufgabe sind verpflichtend und für die Zusammenarbeit extrem wichtig. Neben der Kundenzufriedenheit gibt es noch einen anderen Grund.

Hältst Du die Deadline nicht ein, kann der Kunde eine Totalerstattung verlangen. Die Deadline stellt mit der Annahme der Aufgabe einen Vertrag dar.

Kannst Du eine Deadline trotzdem nicht einhalten, gehe wie folgt vor:

• Gehe frühzeitig im Aufgabenchats auf den Kunden zu und schildre ihm kurz
  Deine Situation so, dass es für alle nachvollziehbar ist.
• Wenn Dir nur noch wenig Zeit bleibt, empfiehlt sich dringend ein Telefonat:
  • Wenn Du Deinen Kunden nicht erreichst, dann halte im Aufgabenchat fest: „Hallo Herr / Frau xx, leider habe ich Sie nicht erreicht. Ich möchte gerne mit Ihnen über die vereinbarte Deadline sprechen. Ich kann diese leider nicht halten, weil ….“ Vorteil für Dich: der Kunde sieht, dass Du versucht hast ihn zu erreichen.
  • Wenn Du Deinen Kunden erreichst, dann halte kurz im Aufgabenchat fest: „wie tel. vereinbart, ändere ich die Deadline auf den xx.xx.xxxx“. Vorteil für Dich: für beide Seiten ist klar ersichtlich, was vereinbart wurde.
  • Hast Du dem Kunden ein Zwischenergebnis übergeben oder hast Rückfragen
    zum Auftrag und wartest auf Rückmeldung vom Kunden, übergib ihm die
    Aufgabe. Dann kann der Kunde reagieren und Dir die Aufgabe zur
    Weiterbearbeitung mit einer neuen Deadline zurückgeben.

Generell gilt:

• Erst mit Zustimmung des Kunden kann die Deadline verschoben werden
• Starte rechtzeitig, damit Du nicht im kurz vor Ende der Deadline dem Kunden
  sagen musst, dass die Aufgabe nicht rechtzeitig fertig wird.

Zeichne die Zeit immer dann auf, wenn Du an einer Aufgabe für den Kunden arbeitest und stoppe die Aufzeichnung mindestens einmal täglich. Gehe wie folgt vor:

• Gehe auf den Kunden frühzeitig zu, solltest Du feststellen, dass das vorgegebene Budget nicht ausreicht und warte damit nicht, bis kein Budget mehr da ist.
• Solltest Du mehr Budget benötigen, begründe weshalb bzw. wofür Du das zusätzliche Budget benötigst. Formuliere es für den Kunden nachvollziehbar.
• Sollte es doch mal zu einer Punktlandung bzgl. dem Budget kommen, liegt es eher daran, dass Du länger gearbeitet hast, als Budget vorhanden war. Mach auch das für den Kunden nachvollziehbar (z. B. weil Du die letzten 5 Minuten für die Aufgabenübergabe auf Dich nimmst).

Kommuniziere auf jeden Fall immer transparent mit dem Kunden, was in der von ihm zur Verfügung gestellten Zeit gemacht wird bzw. was noch geplant ist. Das schafft Vertrauen in die Zusammenarbeit. Zu einer Aufgabe gehört auch das Einarbeiten in einen Auftrag, die Besprechung einer Aufgabe oder auftragsbezogene Kommunikation mit dem Kunden.

Für Dich gilt: auf eine Aufgabe darf ausschließlich dann Zeit aufgenommen werden, wenn Du tatsächlich gerade für diese Aufgabe arbeitest.

Bei größeren Aufgaben und ganz generell bei Aufgaben, die Du das erste Mal für einen Kunden erledigst, arbeite immer mit Zwischenergebnissen. Gehe dabei wie
folgt vor:

• Arbeite eine gewisse Zeit an dem Auftrag. Überlege Dir davor, wie viel und was das Zwischenergebnis beinhalten soll.
• Stelle das Zwischenergebnis dem Kunden im Aufgabenchat zur Verfügung. Schreibe genau, was Du gemacht hast, wie Du vorgegangen bist und was das Zwischenergebnis umfasst (und ggf. doch nicht). Reflektiere ggf. auch, ob das zur Verfügung stehende Budget reicht und ob die Deadline reichen wird. Stelle bei Bedarf Rückfragen.
• Hole Dir das Feedback vom Kunden ein und arbeite danach weiter. Das gibt Dir Sicherheit bei der Bearbeitung der Aufgabe und Vertrauen auf Kundenseite, dass das Ergebnis den Erwartungen entsprechen wird. Bevor Du ein Ergebnis übergibst, stelle sicher, dass es inhaltlich den Anforderungen des Kunden entspricht. Mache den Kunden Abweichungen aktiv aufmerksam und erkläre sie.

Kontrolliere bei Deinen Ergebnissen und generell Deiner Kommunikation die Rechtschreibung. Wir können Dir dafür folgendes Tool empfehlen:
LanguageTool bieten kostenlos ein Add-on für den Browser an, der auch Einzelchat/Aufgabenchat/E-Mails auf Rechtschreibung prüft.

Wenn ein Kunde eine Aufgabe an Dich delegiert, die außerhalb Deiner Kompetenzen liegen oder Du aktuell nicht über ausreichend Kapazitäten verfügst, dann leitet die Aufgabe bitte umgehend über den Button „an TL delegieren“ weiter.

Somit wird Deinem Kunden schnellstmöglich aus einer Hand geholfen, er muss sich nicht anderweitig umsehen und bleibt somit Dein Kunde. my-vpa deckt viele Bereiche ab und möchte diese Erwartung dem Kunden gegenüber auch erfüllen. Die komplette Übersicht findest Du hier https://www.my-vpa.com/assistenzbereiche/

Bevor Du eine Aufgabe delegierst,

• kläre bitte anhand einer Frage im Aufgabenchat kurz ab, welche Informationen für den VPA notwendig sind, um die Aufgabe zu erledigen und teile dem Kunden mit, dass Du diese Aufgabe nicht selber erledigen kannst, wir aber im Team umgehend für ihn nach einem passenden VPA suchen werden.
  • z. B. «Vielen Dank für Ihren Auftrag. Ich kann Ihnen diesmal leider nicht behilflich sein, werde die Aufgabe aber intern weiterleiten, damit wir einen passenden VPA für diese Aufgabe finden. Können Sie bitte im Aufgabenchat alle notwendigen Informationen bereitstellen, die zur Bearbeitung der Aufgabe notwendig sind? Vielen herzlichen Dank und bis zum nächsten Mal.
• Ist es aus Kapazitätsgründen, gehe zuerst auf den Kunden im Aufgabenchat zu.
  
  • z. B. «Vielen Dank für den neuen Auftrag. Leider schaffe ich diesen aus Kapazitätsgründen nicht bis zur vorgegebenen Deadline, könnte Ihnen das Ergebnis aber bis XY liefern. Wenn es für Sie in Ordnung ist, reicht mir ein kurzes ok. Ist Ihnen das zu spät, können wir intern nach einem VPA fragen, der diese Aufgabe übernehmen kann.»
• Halte bitte im Kommentarfeld der Bestätigung kurz fest, warum Du die Aufgabe nicht erledigen kannst. Wir berücksichtigen dies dann bei der nächsten Aufgabenverteilung.
  

Nimmst Du wahr, dass der Umfang der Aufgaben eines Kunden zunehmen, komme bitte auf mich zu. Wir können Dir einen anderen VPA zur Seite stellen oder Dich beim Projektmanagement unterstützen.

Weitere Tipps, wie Du Deinen Kundenstamm betreuen und langfristig ausbauen kannst, findest Du im Dokument Nach dem Onboarding ist vor dem Start.

Wir bieten unseren Kunden Unterstützung in unterschiedlichen Arbeitsbereichen an: Backoffice, Sekretariat, Marketing, Frontdesk, Vertrieb und Design.

Den Arbeitsbereich einer Aufgabe musst Du bei der Aufgabenprüfung festlegen, bevor Du die Aufgabe akzeptieren kannst. Solltest Du Dir einmal unsicher sein, in welchen Arbeitsbereich eine Aufgabe fällt, dann komme auf mich zu. Ich gebe Dir gerne eine Einschätzung.

In den Arbeitsbereichen fallen unterschiedliche Stundenfaktoren an, daher ist eine richtige Einteilung sehr wichtig und wirkt sich auf Dein Honorar aus.

1.Backoffice & Sekretariat

Der Großteil unserer Aufgaben fällt in die Bereiche Backoffice und Sekretariat, hier werden alle Aufgaben mit dem einfachen Stundenfaktor abgerechnet. Kompetenzen sind beispielsweise: Recherche, Dokumentenerstellung, Transkription, Korrektorat, etc.

2. Marketing

In den Bereich Marketing fallen u.a. Kompetenzen wie Social-Media-Management, Kreative Texterstellung und Onlinewerbung. Hier wird der Faktor 1.3 für den Kunden angewendet, für Dich der Faktor 1.2.

Das bedeutet:

• Stellt ein Kunde eine Aufgabe mit 4 Stunden ein, blieben Dir ca. 3 Stunden reale Arbeitszeit (das siehst Du unter Eckdaten in der Aufgabe)
• Dem Kunden ist das meist nicht bewusst und er weiß gar nicht, dass Du weniger Arbeitszeit zur Verfügung hast
• Sende Deinem Kunden daher bei neuen Aufgaben jeweils bitte folgende Nachricht im Aufgabenchat und setze das Budget entsprechend um:

Hallo xx, vielen Dank für die neue Aufgabe. Diese fällt in den Bereich Marketing. Im Marketing fällt der Faktor 1.3 an. Somit werden Ihnen x:xx Stunden von Ihrem Zeitkonto abgebucht, damit mir die x:xx Stunden reale Arbeitszeit zur Verfügung stehen, die Sie angegeben haben. Unter „Eckdaten“, finden Sie alle wichtigen Informationen.

Im Aufgabenchat und den Eckdaten kannst Du sehen, was der Kunde Dir an Zeit zur Verfügung stellt. Rechne es so um, dass diese Zeit auch unter „realer Arbeitszeit“ auftaucht (Eckdaten). Zum Nachrechnen: 3 Stunden effektive Arbeitszeit = 180 (Minuten) x1.3 (Marketing Stundensatz) = 234 Minuten bzw. 3:55 Stunden Budget.

Bitte prüfe Aufgaben im Bereich Marketing wie alle anderen Aufgaben auch (siehe „Wie prüfe ich eine Aufgabe“). Zusätzlich gilt es Folgendes zu beachten:

(a) Handelt es sich um eine VPA-Tätigkeit? Bedeutet: kann der Kunde Dich einweisen; Dir Vorgaben geben; hat er selbst eine Idee von der Umsetzung? Dann kannst Du die Aufgabe annehmen.

Oder (b) handelt es sich um keine VPA-Tätigkeit? Bedeutet: der Kunde kann keine Einweisung durchführen; es ist sehr komplex; er möchte beraten werden; Expertenwissen ist notwendig – komme mit dieser Aufgabe auf mich zu.

3. Frontdesk & Vertrieb

Aufgaben in den Bereichen Frontdesk und Vertrieb werden mit dem Faktor 1.8 für den Kunden und Faktor 1.5 für Dich abgerechnet. Kompetenzen sind z.B. Live-Chat, Telesales oder Vertriebsaufbau.

Aufgaben in diesen Bereichen sind sogenannte Spezialistenaufgaben und müssen vor der Bearbeitung vom Operations-Team freigegeben werden.

Leite diese Aufgaben daher zur Prüfung bitte an den Spezialisten weiter und teile mit, ob Du die Aufgabe selbst übernehmen kannst. Der Kunde wird dann über die Besonderheiten in diesen Arbeitsbereichen informiert und Du bekommst die Aufgabe anschließend zur Bearbeitung zurück.

4. Design

Design-Aufgaben sind ebenfalls Spezialistenaufgaben. Für Kunden fällt der Faktor 2.0 an, für Dich gilt der Faktor 1.8. Zu den Kompetenzen im Design zählen u.a. Logo Design, Website Erstellung oder Bilder bearbeiten.

Aufgaben im Design müssen ebenfalls zur Prüfung an den Spezialisten weitergeleitet werden. Sobald alle Besonderheiten mit dem Kunden geklärt sind, bekommst Du die Aufgabe zurück und kannst sie wie gewohnt akzeptieren.

Wurde eine Aufgabe aus Versehen erstellt oder wird nach der Erstellung festgestellt, dass sie doch nicht benötigt wird, kann sie durch den Kunden oder das Management Team gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass die Aufgabe noch im Status Prüfung ist. Aufgaben die bereits den Status Akzeptiert haben, können nicht gelöscht werden und sind, sollten sie nicht mehr benötigt werden, zu übergeben. Der Kunde kann sie dann in den Status Erledigt setzen, damit ihm sein Budget wieder freigegeben wird.

Ja, entweder auf eine Aufgabe Zeit aufzeichnen oder in Rücksprache mit dem Kunden für das Meeting eine Aufgabe anlegen.

Um weitere Aufträge, neben den Aufträgen Deiner bestehenden Kunden zu erhalten, kannst Du in Deiner Zeitplanung angeben, ob Du neue Kunden haben möchtest und / oder auch einzelne Aufträge von anderen VPAs. Das hat den enormen Vorteil, dass Du noch einzelne Aufgaben annehmen kannst, wenn Du noch etwas Puffer hast.

Wir weisen Dir eine neue Aufgabe entweder direkt zu ODER Du erhältst die Möglichkeit, Dich auf einen Auftrag zu bewerben. Diese speziellen „Anfragen mit Bewerbung“ senden wir dann an mehrere VPAs gleichzeitig, wo wir denken, dass es passen könnte.

Das können  sowohl Aufträge sein

• für die wir ganz dringend jemanden zur Unterstützung suchen,
• als auch Aufträge von Neu- bzw. Bestandskunden, mit der Chance den Kunden zu übernehmen oder
• Projekte, für die wir ein ganzes Team benötigen.

Schau Dir dazu den Reiter „Interne Notizen“ im Auftrag an. Wir nutzen diesen Reiter um Dir weitere Informationen zum Auftrag oder dem Kunden zu hinterlassen.
Wichtig: Hast Du Rückfragen z.B. zur Deadline oder dem Budget, dann kannst Du Dich „unter Vorbehalt“ auf die Aufgabe bewerben.
Solltest Du Dich auf eine Aufgabe „Nicht bewerben“, gebe dafür bitte einen nachvollziehbaren Grund an – dann können wir das bei der Vergabe der nächsten Aufträge berücksichtigen. Hast Du keine freien Kapazitäten, dann passe bitte Deine Zeitplanung entsprechend an.

Denken wir, dass Du der richtige für den Job bist, erhältst Du den Zuschlag zum Auftrag und Du kannst ihn wie gewohnt akzeptieren.

Bitte pflege die Zeitplanung und Dein Profil – anhand dieser Angaben werden wir Dir ohne Nachfrage Kunden & Aufgaben zuweisen.

Direkt am Anfang wirst Du von uns eigene Kunden erhalten.

• Diese Kunden weisen wir Dir anhand Deines Profils und Deiner Zeitplanung direkt zu.
• Im Dashboard findest Du die Kunden, wo Handlungsbedarf besteht bzw. aktuelle Aufgaben bestehen.
• Unter „Meine Kunden“ siehst Du alle Deine Kunden.
• DU betreust diesen Kunden und baust diesen auf. Du bearbeitest nicht nur einzelne Aufträge.

Versuche anhand unserer Tipps diesen Kundenstamm sowie die Aufgaben auszubauen und Dir somit eine langfristige Zusammenarbeit zu sichern. Wir stehen Dir natürlich bei Fragen zur Verfügung. Im Notizzettel VPA-Kundenakte zum Kunden hältst Du fest, ob Du diesen erreicht hast und auch wenn Du diesen nicht erreichst. Diese Info ist für uns wichtig – kommst Du nicht weiter, werden wir ggf. noch mal versuchen den Kunden zu kontaktieren. Zudem fällt es uns leichter zu sehen, dass es mit der Betreuung durch Dich gut läuft und Dir auch einen neuen Kunden zu geben.

Ein Neukunde hat meist das 5-Stunden-Schnupperpaket erworben und möchte die Zusammenarbeit testen. Für einen Neukunden werden Dir bei Zuweisung von my-vpa 30 Minuten als Bonus gutgeschrieben. Die 30 Minuten sind für:

1. Kennenlernen mit dem Kunden (am besten in einem SkypeCall): Dauer ca. 10 Minuten.
2. Infos aus dem Call in der VPA Kundenakte festhalten. Was ist wichtig: Infos zum Kunden wie, was ist ihm wichtig, was plant er, plant er regelmäßiges, wie will er kontaktiert werden. Hat er Unterlagen. Hat er ggf. Fragen bzgl. der Zusammenarbeit, die nicht beantwortet werden konnten? Dann gerne auch Info an mich.
   1. Info: Die Isabel hält immer auch schon Infos fest in der VPA Kundenakte aus dem Erstgespräch mit dem Kunden und oder was er bei der Registrierung angegeben hat. Tolle Grundlage um im Gespräch anzuknüpfen.
   2. Sollte das Gespräch länger dauern bzw. bereits Aufgaben besprochen werden und es ist noch keine Aufgabe im System angelegt, gerne darauf hinweisen, dass Du das jetzt kurz übernehmen würdest, um auch gleich alles in der Aufgabe festzuhalten und die Zeit dafür auch abgerechnet werden kann. Aufgabenbesprechung ist immer Teil der Aufgabe und wird abgerechnet.
3. Sollte sich der Kunde nicht melden und auch innerhalb von 4 Wochen keine Aufgabe einstellen, E-Mail senden oder spontan versuchen anzurufen und Kontaktversuche auch in VPA Kundenakte festhalten. Dann weiß auch Isabel Bescheid und kann es ggf. auch nochmals versuchen.

Bucht der Kunde nach, sprich, wird zum Zweitbucher, werden Dir weitere 30 Minuten von my-vpa als Bonus für die erfolgreich Betreuung des Kunden gutgeschrieben sowie die Nachbuchungsprämie. Insgesamt wird Dir also für die erfolgreiche Betreuung eines Neukunden 1 Stunde plus die Nachbuchungsprämie gutgeschrieben.

Aktive Kunden sind die Kunden, die aktuell Aufträge für Dich haben.

• Bleibe mit diesen in Kontakt und versuche Dir regelmäßige Aufgaben zu sichern.
• Übernimmst Du einen aktiven Kunden von einem anderen VPA, dann stelle Dich bitte kurz beim Kunden vor und schau was in der Vergangenheit gemacht wurde.
• Erreichst Du den Kunden nicht, halte dies im Notizzettel VPA Kundenakte fest.
• Halte alles Wichtige im Notizzettel VPA Kundenakte fest, damit eine
  Kundenhistorie geschaffen wird.

Inaktive Kunden sind Kunden, die in den letzten 10 Wochen keine Aufgabe mehr für Dich hatten.

• Hier kannst Du entscheiden, ob Du den Kunden selber reaktivieren möchtest (und erhältst bei Erfolg 30 Minuten gutgeschrieben von my-vpa) oder es dem Reaktivierungsteam überlässt. Möchtest Du selber reaktivieren, dann komme auf mich zu.

Nachbucher sind Kunden mit einem Zeitkonto unter 2 Stunden und das verfügbare Zeitbudget weniger als 1 Stunde.

Hier geht eine automatische Nachricht an den Kunden raus, der Ihn auf darauf aufmerksam macht, dass sein Zeitkonto fast aufgebraucht ist. Weise Ihn aber selber gerne in einer Kommunikation, die Du ohnehin mit dem Kunden hast, darauf hin. Halte hier in den Notizen fest, wann Du diesbezüglich mit dem Kunden Kontakt hattest, oder geplant hast.

Die Kunden werden nicht nur von Dir alleine, sondern von uns allen betreut: Deswegen teilen wir relevante Informationen in der VPA Kundenakte. Was sind das für Infos?

• Einarbeitungsunterlagen, wo sind diese abgelegt / Link zur Aufgabe?
• Kontaktaufnahmen + Inhalte (Chat/Tel/Mail in Kopie)
• Kunde wird inaktiv. Wann kommt der Kunde wieder mit Aufgaben, falls bekannt? Wann will der Kunde nachbuchen?
• Infos zum Kunden selbst Art (z. B. lockerer Kunde, junges Team etc.), Wünsche (z.B. ich will meine Ergebnisse noch per Mail haben), Wichtiges (z.B. ich will nicht angerufen werden), Qualität vor Quantität, etc.

Du siehst ob ein Kunde noch Budget hat in der Visitenkarte des Kunden (Meine Kunden).

Siehe auch: https://www.my-vpa.com/terminologie/ (Zeitkonto/Verfügbares Zeitguthaben/Restbudget).

Duze Deine Kunden nicht aktiv, sondern gehe auf den Wunsch des Kunden ein. Orientiere Dich dabei an den Infos in der VPA Kundenakte und im Aufgabenchat.

Du kannst im Profil des Kunden (unter Meine Kunden / Visitenkarte des Kunden / Persönliches Profil) einstellen, wie Du den Kunden ansprichst (Du / Sie). Pflege das aktiv auf dem Profil des Kunden, damit auch die automatischen Chatnachrichten mit der richtigen Ansprache versendet werden und es keinen Bruch in der Kommunikation gibt.

Neukundenzuweisung

Sobald Du einem Kunden als VPA zugewiesen wirst, erhält er eine Nachricht, in der Du Dich ihm vorstellst und ihm ein kurzes Kennenlernen anbietest.

Hallo Herr Musterkunde, mein Name ist Michaela Musterassistentin und wie von Anne-Sophie Herzog bereits angekündigt, bin ich deine neue VPA. Ich freue mich sehr darauf, dich zukünftig als deine Persönliche Assistentin bei Ihren Aufgaben vertrauensvoll entlasten zu dürfen. Unter dem Menüpunkt „Meine Assistenten“ findest du meine Visitenkarte mit allen Kontaktinformationen. Hier findest du auch einen Link zu meinem persönlichen Profil mit Informationen zu meiner Ausbildung und Berufserfahrung. Sofern du schon eine Aufgabe an mich delegiert hast, schaue ich mir diese schnellstmöglich an. Zum Start würde ich mich freuen, wenn wir uns in einem kurzen Gespräch persönlich kennen lernen würden. Ich schlage hierzu einen 5-minütigen Skype Videocall vor, in welchem wir auch deine erste Aufgabe besprechen können. Wenn du mit diesem Vorschlag einverstanden bist wäre ich dankbar, wenn du mir 2-3 für dich passenden Terminvorschläge für die kommenden Tage zusenden könntest. Vielen Dank und viele Grüße, deine VPA Michaela Musterassistentin

Kunde droht inaktiv zu werden

Der Kunde erhält eine automatische Chatnachricht, wenn 3 Wochen lang keine Bewegung auf seinem Konto stattfindet. Eine Bewegung auf dem Konto ist entweder die Zeitaufzeichnung auf einer Aufgabe oder das Zuweisen eines neuen VPAs. Die Chatnachricht lautet wie folgt:

Hallo Herr Musterkunde, wie geht es Ihnen? Kann ich Sie aktuell irgendwie unterstützen? Wir können gerne auch kurz telefonieren oder skypen um zu besprechen, wie Ihnen am besten helfen kann. Viele Grüße Michaela Musterassistentin

 Erfolgt nach sieben Wochen keine Bewegung auf dem Konto des Kunden statt, wird ihm zusätzlich eine E-Mail gesendet, ihn der er auf sein Stundenguthaben hingewiesen und ihm Vorschläge für mögliche neue Aufträge gemacht werden.

Urlaub

Hast Du in Deinem Profil Urlaub eingestellt, wird während diesem Zeitraum folgende Nachricht versendet, wenn Dich ein Kunde oder ein Kollege im Einzelchat anschreibt:

Hallo Herr Musterkunde. Ich bin bis zum 21.05.2019 im Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Timmy Teamleiter. Herzlichen Gruß, Michaela Musterassistentin

Krankheit

Hast Du in Deinem Profil Krankheit eingestellt, wird während diesem Zeitraum folgende Nachricht versendet, wenn Dich ein Kunde oder ein Kollege im Einzelchat anschreibt:

Hallo Herr Musterkunde. Ich bin bis voraussichtlich 21.05.2019 krank. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Timmy Teamleiter. Herzlichen Gruß, Michaela Musterassistentin

Zuweisung PA einer neuen Aufgabe

Hallo Herr Musterkunde , mein Name ist Michaela Musterassistentin. Timmy Teamleiter und Michael Musterassistent haben mich gebeten, Sie bei Ihrer Aufgabe Feierabend zu unterstützen. Ich freue mich darauf, die Aufgabe für Sie zu erledigen. Bei Fragen melde ich mich zeitnah bei Ihnen. Während der Bearbeitung werde ich mich mit Zwischenergebnissen bei Ihnen melden. Gerne können Sie mir zwischenzeitlich auch eine Chatnachricht mit Fragen oder weiteren Infos in diesem Aufgabenchat senden. Viele Grüße, Michaela Musterassistentin

Als Restbudget wird in der App das Zeitbudget bezeichnet, das an einen VPA beauftragt aber noch nicht abgearbeitet ist.

Beispiel: Anne bearbeitet von ihren Kunden aktuell 3 aktive Aufgaben. Alle 3 Aufgaben haben ein Zeitbudget von 1 Stunden. Auf alle 3 Aufgaben hat Anne bereits 30 Minuten gearbeitet. Annes Restbudget beträgt damit 1,5 Stunden.

Wichtig: das Restbudget zeigt Dir an, wie viel Du aktuell noch arbeiten kannst. Du solltest daher darauf achten, dass immer ausreichend Restbudget verfügbar ist.

Sofern Du kein freies Budget mehr für zur Verfügung hast, kannst Du bei aktiven Aufgaben reserviertes Zeitbudget freigeben. Klicke hierzu “Meine Kunden > Suche den Kunden > Klicke auf Abrechnung > Tab Reserviert” und hier kannst du mit Klick auf “Restbudget freigeben” das freie Zeitbudget erhöhen.

Bei Registrierung erhält Dein Kunde im Starterkit jede Menge Informationen und Tipps für die Zusammenarbeit mit einem VPA. Das Starterkit findet der Kunde in seinem Menü unter „Hilfe“. Du findest dieses Dokument hier.

Sobald Du eine Aufgabe übergeben hast, hat Dein Kunde die Möglichkeit, diese mit 1 bis 5 Sternen zu bewerten. Dabei unterscheiden wir folgende Stufen:

4 oder 5 Sterne: Der Kunde ist (sehr) zufrieden. Toll gemacht!

3 Sterne: Der Kunde ist mittelmäßig zufrieden.

Gehe bei einer 3-Sterne-Bewertung im Aufgabenchat auf den Kunden zu und frage freundlich nach, warum er nicht ganz zufrieden ist. Wir freuen uns über Feedback von Kunden und wollen uns stetig verbessern. So kannst Du beispielsweise auf den Kunden zugehen: „Hallo x, durch Ihre Bewertung habe ich gesehen, dass Sie mit dem Ergebnis der Aufgabe nur mäßig zufrieden waren. Könnten Sie mir bitte mitteilen, was ich hätte besser machen können? Ich freue mich auf Ihr Feedback. Viele Grüße x“

1 oder 2 Sterne: Der Kunde ist nicht zufrieden.

Ist ein Kunde mit einem Ergebnis gar nicht zufrieden, dann prüfe die Aufgabe, Dein Ergebnis und die Bewertung des Kunden umgehend. Komme anschließend und innerhalb der Reaktionszeiten mit Deiner Einschätzung direkt auf mich zu, um das weitere Vorgehen zu besprechen. Ich helfe Dir gerne dabei, den Konflikt zeitnah zu lösen. Höre ich nichts von Dir, muss ich anhand der vorliegenden Fakten leider ohne Dich eine Entscheidung treffen, damit Dein Kunde Feedback erhält.

Nein! Kunden sehen nur die Daten in Deinem Profil, die mit einem Stern markiert sind. Deine privaten Daten kann nur das Management-Team einsehen und werden niemals weitergegeben.

Sollte Dich ein Kunde mal nach persönlichen Daten oder Kontaktinformationen fragen, wie z.B. nach Deiner Handynummer für WhatsApp, dann lehne dieses zu Deinem eigenen Schutz bitte höflich ab. Kunden haben mehrere Kommunikationskanäle (unsere App, E-Mail und Skype) auf denen sie Dich erreichen können. Hier eine kleine Formulierungshilfe:

Hallo x, vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider ist es seitens my-vpa nicht erlaubt, dass ich Ihnen meine private Handynummer gebe. Sie können mich gerne über unsere App, via E-Mail oder auch Skype kontaktieren. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Viele Grüße x

Hast Du ein neues Profilbild, sende es an Deinen VPA Manager. Er wird es dann für Dich in Deinem Profil ändern.

Beachte bitte die folgenden Vorgaben zum Profilbild:

Für Dein Profil brauchen wir ein schönes & aussagekräftiges Foto von Dir im Stil eines Bewerbungsbildes. Aus eigener Erfahrung empfehle ich Dir ein professionelles Foto durch einen Fotografen zu erstellen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass der erste Kontakt mit Kunden erfolgreicher bei VPAs mit einem professionell durch einen Fotografen erstellten Bild verläuft, als durch ein selber erstelltes.

Solltest Du aktuell kein Bewerbungsbild zur Verfügung haben und auch keinen Fotografen – hier ein paar Tipps, wie Du selber ein gutes Bild erstellst und worauf es ankommt, damit wir es verwenden können.

1. KEINE Selfies – sollte klar sein! Sicher ist sicher 😉
2. Hilfsmittel: Verwende eine Kamera mit mind. 12 Megapixeln
3. Hintergrund: Verwende eine neutralen (am besten weißen) Hintergrund und stelle Dich ca. 30 cm davon entfernt auf, um den richtigen Effekt zu erhalten. Sorge für die richtigen Lichtverhältnisse.
4. Kleidung: Kleide Dich für das Foto im business casual Look – nicht allzu leger!
5. Position: Positioniere Dich leicht seitlich zur Kamera und drehe Dein Gesicht frontal zum Objektiv. Arme locker hängenlassen oder an der Hüfte aufstellen. Zeige Dein sympathisches und ehrliches Lächeln
6. Nachbearbeitung: Dein Bild sollte das Format 35 cm x 24 cm haben. Damit haben wir bisher die besten Ergebnisse erzielt. Hautunreinheiten und Pickel können dezent retuschiert werden. Man sollte im Nachhinein aber auf keinen Fall sehen, dass nachgeholfen wurde. Kostenlose Tools für die Bildbearbeitung sind z.B. GIMP oder JPG-Illuminator (sehr einfache Bedienung).
7. Format: JPG-Datei

Bilder, die nicht unseren Anforderungen entsprechen – können wir leider nicht annehmen.

Du kannst dein Profil beliebig um verfügbare Kompetenzen ergänzen. Dein Teamlead entscheidet dann, ob die jeweilige Kompetenz aktiviert wird. Gehe hierzu in dein Profil und klicke auf das Plus Icon im Bereich Kompetenzen. Wähle eine Kompetenz aus und füge diese hinzu. Dein Teamlead wird nun automatisch informiert und kann die Kompetenz nach Prüfung freischalten. Um eine Kompetenz zu entfernen, klicke einfach auf das Minuszeichen neben der jeweiligen Kompetenz in deinem Profil.

Die Zeitplanung wird einmal wöchentlich fix abgefragt, aktualisiere sie aber auch unter der Woche, sollte sich etwas ändern. Wieso ist das wichtig?

Damit wir gemeinsam die von Dir angestrebte Auslastung erreichen können, ist es wichtig, dass sich diese auch aus Deiner Zeitplanung ablesen lässt.

1. Wie viele Stunden möchtest Du in den nächsten vier Wochen arbeiten?

Gib hier nur die reine Arbeitszeit an, die Dir für die Arbeit bei my-vpa zur Verfügung steht. Du brauchst nicht auszurechnen, wie viele Stunden Du schon mit Aufträgen blockiert hast o.ä.

Dem Management Team gibt dies eine Idee, wie gut Du schon ausgelastet bist.

2. Möchtest Du Neukunden haben?

Anhand Deiner Kompetenzangaben, und ob Du Neukunden haben möchtest, kommen wir ohne Rückfrage mit solchen auf Dich zu. Tipps zur Betreuung findest Du hier in den FAQs.

3. Möchtest Du Aufträge von anderen als Deinen eigenen Kunden haben?

Wie Du weißt, arbeiten wir bei my-vpa stark als Team zusammen und helfen uns gegenseitig bei Aufträgen auch aus.

Gibst Du hier ein ja an, kommen wir mit Aufträgen von Kollegen aber auch von Bestandskunden, die einen neuen VPA suchen, auf Dich zu.

4. Bist Du derzeit oder bald abwesend?

Sobald die hier eingetragene Abwesenheit eintritt, wird ein Kunde, der Dich über den Chat anschreibt, automatisch darauf hingewiesen, dass Du Dich im Urlaub befindest bzw. Krank bist.

Für Abwesenheiten ab zwei Tagen bitte die Kunden frühzeitig auch per E-Mail darauf hinweisen. Dann haben sie die Möglichkeit sich das entsprechend einzuplanen oder einen Backup einarbeiten zu lassen. Wir haben hier in den FAQs eine entsprechende Vorlage, die Du gerne dafür übernehmen kannst.

Bitte pflege die Zeitplanung und Dein Profil. Sie sind verbindlich und wir werden Dir anhand dieser Angaben ohne Nachfrage Kunden & Aufgaben zuweisen.

Erfasse geplante Abwesenheiten so früh wie möglich in der Zeitplanung. Erfasse sie immer dann,  wenn Du die Reaktionszeiten nicht einhalten kannst. Informiere die Kunden bei Abwesenheiten länger als zwei Tage so früh wie möglich zusätzlich per E-Mail und biete Ihnen eine Vertretung für die Zeit an. Du findest dafür nachfolgend eine entsprechende Vorlage. Am schnellsten schreibst Du dazu alle Deine Kunden (siehe Menüpunkt „Meine Kunden“) im BCC und anne-sophie.herzog@my-vpa.com im CC an. Informiere mich aktiv über die Abwesenheit und ob ein Kunde ein Backup für die Zeit benötigt, oder nicht. Plane dabei auch immer Zeit für eine Übergabe/Einarbeitung ein.

Betreff: Urlaub

Liebe Kunden, hiermit möchte Sie informieren, dass ich mich vom XX.XX.XX bis einschließlich XX.XX.XX im Urlaub befinde und nicht erreichbar/schwer (bitte auswählen) erreichbar sein werde. Gerne dürfen Sie mir Aufgaben bereits vorher zukommen lassen, falls sich dies für Sie planen lässt. Ansonsten kann ich nach meinem Urlaub vermehrt Zeit für Sie einplanen und nacharbeiten. Falls Sie für diese Zeit eine Vertretung wünschen, teilen Sie mir dies bitte umgehend mit, sodass ich die Zeit nutzen kann um eine Vertretung einarbeiten zu können.
Falls während meiner Abwesenheit dringende Aufgaben anfallen sollten, steht Ihnen mein Teamlead Frau Anne-Sophie Herzog unter anne-sophie.herzog@my-vpa.com selbstverständlich gerne zur Verfügung. Herzliche Grüße und vielen Dank für Ihr Verständnis

Informiere bei Krankheit alle Deine Kunden mit aktiven Aufträgen und teile Ihnen aktiv mit, dass Du krank bist und bis wann Du die Aufgabe voraussichtlich abschließen kannst.

Erfasse die Abwesenheiten zudem in der Zeitplanung und informiere mich aktiv darüber, ob ein Kunde Unterstützung benötigt.

Die variable Vergütung bei my-vpa besteht aus:

1. Der Basisvergütung.
2. Dem Faktorsatz.
3. Der Nachbuchungsprämie.
4. Der Leistungsprämie.

1. Die Basisvergütung ist im Vertrag festgehalten.
2. Der Faktorsatz ist abhängig vom Aufgabenbereich. Für den Aufgabenbereich Backoffice wird der Faktor 1,0 angewandt, für Marketing wird die 1,2-fache Basisvergütung, für den Bereich Design die 1,8-fache, für die Bereiche Sales, Projektmanagement und Empfang die 1,5-fache Basisvergütung vereinbart.
3. Neben der Basisvergütung und dem entsprechenden Faktorsatz gibt es noch weitere Bestandteile. Es gibt eine Nachbuchungsprämie und eine Leistungsprämie.
   Die Nachbuchungsprämie erhältst Du, wenn einer deiner Kunden, denen du als VPA zugewiesen bist, ein Stundenpaket nachbucht. Wenn du einem Kunden als Teamassistent (TA) zugewiesen bist, teilst du die Nachbuchungsprämie mit dem VPA und eventuell weiteren TAs.

• 10er Stundenpaket: 5€
• 25er Stundenpaket: 10€
• 50er Stundenpaket: 20€
• 100er Stundenpaket: 35€
• 300er Stundenpaket: 70€

4. Die Leistungsprämie bezieht sich auf die geleisteten Stunden im Monat und steht immer ab dem 1. des Folgemonats zur Auszahlung bereit. Es gilt folgende Regelung. Bei einer Stundenanzahl in einem Monat:

• ab 40h erhältst Du 0,50 Cent für alle geleisteten Monatsstunden mehr;
• ab 60h erhältst Du weitere 0,50 Cent für alle geleisteten Monatsstunden mehr und
• ab 80h erhältst Du noch einmal 0,50 Cent für alle geleisteten Monatsstunden drauf.

Abrechnungsturnus

Du kannst je Monat maximal zwei Rechnungen einreichen (z.B. Anfang und Ende eines Monats). Diese wird dann innerhalb von drei bis vier Arbeitstagen ausbezahlt. Damit hast Du maximale Flexibilität bei der Auszahlung Deines Honorars.

Honorar

Unter Mein Konto/Honorar gibt es die folgenden Tabs im Überblick. In allen Tabs wird zur optimalen Übersicht je Arbeitszeit der Status angezeigt. Es gibt die folgenden Status:

• Rechnungsnummer: Arbeitszeit wurde bereits ausbezahlt
• Freigegeben: Arbeitszeit steht zur Auszahlung bereit
• In Prüfung: Arbeitszeit muss noch freigegeben werden

In der my-vpa Webapplikation sind in jedem Tab die einzelnen Funktionen und Status nochmals im Detail erklärt:

Gesamt

In diesem Tab siehst Du für den ausgewählten Monat mit dem Filter „Arbeitsdatum“ die komplette Arbeitszeit auf einen Blick. Neben jeder Arbeitszeit siehst Du auch den aktuellen Status.

Mit dem Filter „Freigabedatum“ kannst Du nachvollziehen, welche Arbeitszeiten in welchem Monat freigegeben worden sind.

Auszahlung

In diesem Tab siehst Du alle aktuell zur Auszahlung bereitstehenden Arbeitszeiten. Hier reichst Du durch Erfassen Deiner Rechnungsnummer auch Deine Rechnungen ein. Dir wird zudem anzeigt, wie viele Rechnungen Du im entsprechenden Monat bereits eingereicht hast und wie viele Du noch einreichen kannst.

Freigabe

Im Tab „Freigabe“ werden alle Deine Arbeitszeiten angezeigt, die noch nicht zur Auszahlung freigegeben sind.

Stundensatz

Im Tab „Stundensatz“ wird Dir im Detail aufgeschlüsselt, wie sich Dein durchschnittlicher Stundenlohn der letzten drei Monate zusammensetzt und wie sich die einzelnen Werte errechnen.

Restbudget

Im Tab „Restbudget“ siehst Du auf einen Blick, wie viel verbleibendes Budget Du aktuell bei Deinen aktiven Aufgaben noch hast. Diese Ansicht hilft Dir dabei, Dein zukünftiges Honorar zu prognostizieren. Je mehr verbleibendes Budget Du hast, je besser ist Deine Prognose.

Rechnungsarchiv

Im Tab „Rechnungsarchiv“ siehst Du Deine bereits eingereichten Rechnungen. Du kannst zudem im Detail nachvollziehen, welche Deiner Arbeitszeiten und Boni mit der entsprechenden Rechnung ausgeschüttet wurden und eine Kopie der entsprechenden Rechnung herunterladen.